Regulamin

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z Platformy DocuFlow, warunki świadczenia usług drogą elektroniczną przez Operatora, prawa i obowiązki Użytkowników, zasady zawierania i rozwiązywania umów, podstawowe zasady bezpieczeństwa, reklamacji, licencji oraz eksportu i retencji danych.
2. Regulamin obowiązuje każdą osobę korzystającą z Platformy, niezależnie od jej roli, liczby Organizacji, do których należy, oraz tego, czy z Operatorem łączy ją także odrębna umowa.
3. Operatorem Platformy jest NOZU sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu, ul. Niemczańska 39/6, 50-561 Wrocław, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0001104455, NIP 8992992999, REGON 528577541, kapitał zakładowy 5.000 zł, adres e-mail: [email protected], dalej jako „Operator”.
4. Platforma jest systemem informatycznym typu SaaS służącym do organizacji przepływu dokumentów, informacji i komunikacji, w szczególności pomiędzy Biurami Rachunkowymi a ich klientami.
5. Platforma nie stanowi sama w sobie usługi księgowej, podatkowej, prawnej ani doradczej i nie zastępuje obowiązku zachowania należytej staranności przez Użytkowników, Biura Rachunkowe ani ich klientów.
6. Jeżeli Operator zawarł z danym podmiotem odrębną umowę, w szczególności umowę abonamentową, umowę powierzenia przetwarzania danych albo umowę o świadczenie usług merytorycznych, postanowienia tej umowy mają pierwszeństwo przed Regulaminem wyłącznie w zakresie spraw nią uregulowanych, o ile są zgodne z bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa.
7. W zakresie ochrony danych osobowych pierwszeństwo mają odpowiednio: przepisy prawa, Umowa powierzenia przetwarzania danych — jeżeli została zawarta — oraz Polityka Prywatności, ale wyłącznie w zakresie dotyczącym przetwarzania danych osobowych.

§ 2. Definicje

Użyte w Regulaminie pojęcia oznaczają:

1. Administrator Organizacji — Użytkownika posiadającego uprawnienia do zarządzania Organizacją, w tym zapraszania Użytkowników, nadawania ról i wykonywania czynności administracyjnych.
2. Biuro Rachunkowe — przedsiębiorcę lub inny podmiot korzystający z Platformy na podstawie odpłatnej Umowy abonamentowej w celu obsługi własnych klientów.
3. Cennik — aktualny wykaz opłat, pakietów, limitów i zasad rozliczeń, udostępniany na Stronie Internetowej, w Platformie albo w toku zawierania Umowy abonamentowej.
4. Dane Organizacji — dane, dokumenty, pliki, wiadomości, metadane i logi dotyczące danej Organizacji, wprowadzane lub generowane w Platformie w jej ramach.
5. Dokument — plik, skan, formularz, rekord lub inna treść utrwalona elektronicznie w Platformie.
6. Dzień Roboczy — dzień od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy w Polsce.
7. Incydent Bezpieczeństwa — zdarzenie mogące prowadzić do naruszenia poufności, integralności lub dostępności danych albo funkcjonalności Platformy.
8. Integracja — połączenie Platformy z zewnętrzną usługą, systemem, API lub oprogramowaniem.
9. Klient Biura — podmiot obsługiwany przez Biuro Rachunkowe, korzystający z Platformy w ramach Organizacji tego Biura jako Użytkownik Zaproszony albo inny Użytkownik przypisany do tej Organizacji.
10. Konsument — osobę fizyczną zawierającą z Operatorem umowę niezwiązaną bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową.
11. Konto — indywidualny, przypisany do jednego Użytkownika zbiór zasobów i uprawnień w Platformie; jedno Konto może być powiązane z wieloma Organizacjami.
12. Organizacja — wyodrębniona przestrzeń robocza w Platformie, obejmująca konta Użytkowników, dokumenty, ustawienia, historię działań i inne dane związane z danym Biurem Rachunkowym albo innym podmiotem korzystającym z Platformy.
13. Pakiet — wariant abonamentowy i funkcjonalny Platformy.
14. Platforma — system informatyczny SaaS dostępny pod adresem panel.nozu.pl oraz za pośrednictwem powiązanych interfejsów i API.
15. Polityka Prywatności — dokument określający zasady przetwarzania danych osobowych przez Operatora jako administratora danych.
16. Przedsiębiorca na prawach konsumenta — osobę fizyczną zawierającą z Operatorem umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy z treści tej umowy wynika, że nie ma ona dla tej osoby charakteru zawodowego.
17. Regulamin — niniejszy regulamin Platformy DocuFlow.
18. RODO — Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.
19. Siła Wyższa — zdarzenie zewnętrzne, nadzwyczajne, niezależne od strony, niemożliwe do przewidzenia lub zapobieżenia mimo zachowania należytej staranności.
20. Strona Internetowa — strona internetowa dostępna pod adresem nozu.pl.
21. Subprocesor — podmiot, z którego usług Operator korzysta przy świadczeniu usług jako podmiot przetwarzający.
22. Treści Użytkownika — dane, dokumenty, wiadomości i inne treści wprowadzone do Platformy przez Użytkownika lub w jego imieniu.
23. Umowa — umowę o świadczenie usług drogą elektroniczną zawartą między Operatorem a Użytkownikiem w zakresie dostępu do Konta i korzystania z Platformy na zasadach określonych w Regulaminie.
24. Umowa abonamentowa — odrębną umowę zawieraną pomiędzy Operatorem a Biurem Rachunkowym dotyczącą odpłatnego korzystania z Platformy.
25. Umowa powierzenia — umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych zawieraną na podstawie art. 28 RODO.
26. Użytkownik — osobę fizyczną korzystającą z Platformy na podstawie Regulaminu.
27. Użytkownik Zaproszony — Użytkownika, którego Konto zostało przypisane do Organizacji na podstawie zaproszenia wystawionego przez Administratora Organizacji.

§ 3. Zakres usług Platformy

1. Operator udostępnia Platformę oraz umożliwia Użytkownikom korzystanie z jej funkcjonalności zgodnie z Regulaminem, dokumentacją i zakresem właściwego Pakietu.
2. W ramach Platformy Operator może udostępniać w szczególności:
   1. tworzenie i utrzymywanie Kont oraz Organizacji,
   2. wymianę dokumentów i wiadomości w ramach Organizacji,
   3. zadania, statusy spraw, komentarze, powiadomienia i historię działań,
   4. zarządzanie rolami i uprawnieniami,
   5. logi i wersjonowanie wybranych danych,
   6. Integracje z zewnętrznymi systemami, w tym z KSeF, jeżeli są dostępne,
   7. kopie zapasowe oraz eksport danych w zakresie wynikającym z Pakietu, dokumentacji albo odrębnej umowy.
3. Wykaz funkcjonalności ma charakter opisowy. Aktualny zakres funkcji dostępnych w poszczególnych Pakietach wynika z Cennika, dokumentacji albo odrębnej umowy.
4. Operator może rozwijać Platformę, dodawać nowe funkcjonalności, zmieniać istniejące albo wycofywać część funkcjonalności na zasadach określonych w § 11.
5. Jeżeli Operator świadczy na rzecz danego podmiotu także usługi wykraczające poza techniczny dostęp do Platformy, w szczególności usługi księgowe, prawne, podatkowe albo doradcze, ich zakres i zasady określa wyłącznie odrębna umowa.

§ 4. Strony Umowy i model korzystania z Platformy

1. Platforma działa w modelu wielopodmiotowym, w którym mogą uczestniczyć w szczególności: Operator, Biuro Rachunkowe, Klient Biura oraz pracownicy lub współpracownicy Biura Rachunkowego.
2. Biuro Rachunkowe zawiera z Operatorem Umowę abonamentową i jako administrator własnej Organizacji odpowiada za zarządzanie dostępami, rolami oraz sposobem korzystania z Platformy w ramach tej Organizacji.
3. Klient Biura oraz pracownik albo współpracownik Biura Rachunkowego korzysta z Platformy w ramach Organizacji danego Biura na podstawie przypisanego mu Konta i akceptacji Regulaminu. W zakresie technicznego dostępu do Konta oraz korzystania z Platformy wiąże go z Operatorem Umowa wynikająca z Regulaminu.
4. Klient Biura nie jest stroną Umowy abonamentowej zawartej między Operatorem a Biurem Rachunkowym, chyba że odrębna umowa lub Cennik stanowią inaczej.
5. Jeden Użytkownik może posiadać jedno Konto i należeć jednocześnie do wielu Organizacji. Każde członkostwo w Organizacji jest odrębne, a zakres uprawnień w każdej z nich określa Administrator danej Organizacji.
6. Dane Organizacji są od siebie logicznie odseparowane. Użytkownik nie uzyskuje dostępu do danych innej Organizacji wyłącznie z tego powodu, że należy do więcej niż jednej Organizacji.
7. Zakończenie członkostwa w jednej Organizacji nie powoduje automatycznie utraty dostępu do innych Organizacji ani usunięcia Konta.

§ 5. Akceptacja Regulaminu

1. Akceptacja Regulaminu jest wymagana przy pierwszym logowaniu do Konta, aktywacji Konta albo przy pierwszym użyciu Platformy w sposób wymagający takiej akceptacji.
2. Akceptacja Regulaminu obejmuje korzystanie z Platformy w ramach wszystkich Organizacji, do których Użytkownik należy lub będzie należał w przyszłości przy użyciu tego samego Konta.
3. W przypadku zmiany Regulaminu dalsze korzystanie z Platformy może wymagać zaakceptowania jego nowej wersji.

§ 6. Wymagania techniczne

1. Do korzystania z Platformy niezbędne są w szczególności:
   1. urządzenie z dostępem do Internetu,
   2. aktualna wersja wspieranej przeglądarki internetowej,
   3. aktywny adres e-mail,
   4. możliwość korzystania z uwierzytelniania wieloskładnikowego, jeżeli jest ono wymagane dla danego Konta, Organizacji albo funkcjonalności.
2. Szczegółowe wymagania techniczne mogą być publikowane na Stronie Internetowej, w Platformie albo w dokumentacji.
3. Użytkownik odpowiada za bezpieczeństwo własnego środowiska technicznego, w tym aktualność urządzeń, oprogramowania, ochronę dostępu do skrzynki e-mail i stosowanych haseł.

§ 7. Konto, rejestracja i zawarcie Umowy

1. Umowa zostaje zawarta z chwilą skutecznego utworzenia Konta i zaakceptowania Regulaminu albo z chwilą pierwszego zalogowania się do Konta udostępnionego Użytkownikowi i zaakceptowania wymaganych oświadczeń.
2. Konto jest imienne, indywidualne i przypisane do jednej osoby fizycznej.
3. Zakazane jest wspólne korzystanie z jednego Konta przez kilka osób oraz udostępnianie danych dostępowych osobom trzecim, chyba że co innego wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa albo z wyraźnej zgody Operatora i Administratora właściwej Organizacji.
4. Użytkownik jest zobowiązany podać prawdziwe i aktualne dane.
5. Operator może odmówić utworzenia Konta albo aktywacji dostępu w razie:
   1. oczywistej nieprawdziwości danych,
   2. uzasadnionego podejrzenia naruszenia prawa,
   3. próby obejścia wcześniejszej blokady,
   4. zagrożenia bezpieczeństwa Platformy lub innych Użytkowników.

§ 8. Role i uprawnienia

1. Zakres dostępu Użytkownika do funkcjonalności, dokumentów i danych w ramach danej Organizacji zależy od roli nadanej mu przez Administratora tej Organizacji, ustawień Organizacji oraz konfiguracji Platformy.
2. Role i uprawnienia są niezależne w każdej Organizacji.
3. Administrator Organizacji odpowiada za prawidłowe nadawanie, modyfikowanie i odbieranie uprawnień w swojej Organizacji.
4. Nadanie uprawnień w Platformie nie jest równoznaczne z udzieleniem pełnomocnictwa do reprezentowania jakiegokolwiek podmiotu poza Platformą.
5. Użytkownik powinien niezwłocznie poinformować Administratora Organizacji oraz Operatora o każdym przypadku uzyskania dostępu przekraczającego przyznane mu uprawnienia albo o podejrzeniu takiego zdarzenia.

§ 9. Zasady korzystania i treści zabronione

1. Użytkownik jest zobowiązany korzystać z Platformy zgodnie z prawem, Regulaminem, dobrymi obyczajami i przeznaczeniem Platformy.
2. Zakazane jest w szczególności:
   1. przesyłanie złośliwego oprogramowania albo kodu służącego obchodzeniu zabezpieczeń,
   2. podejmowanie prób nieuprawnionego dostępu do cudzych danych, kont lub Organizacji,
   3. obchodzenie limitów Pakietu, ograniczeń licencyjnych albo mechanizmów rozliczeniowych,
   4. masowe automatyczne pobieranie danych bez zgody Operatora,
   5. wykorzystywanie Platformy do spamu, phishingu albo innych nadużyć komunikacyjnych,
   6. testowanie podatności bezpieczeństwa bez uprzedniego pisemnego upoważnienia Operatora,
   7. podszywanie się pod inne osoby lub podmioty,
   8. wprowadzanie treści bezprawnych albo naruszających prawa osób trzecich,
   9. wprowadzanie danych szczególnych kategorii bez odpowiedniej podstawy prawnej i odpowiednich zabezpieczeń po stronie podmiotu odpowiedzialnego za takie przetwarzanie.
3. Użytkownik odpowiada za Treści Użytkownika wprowadzone przez siebie albo w jego imieniu oraz oświadcza, że jest uprawniony do ich wprowadzenia i wykorzystywania w sposób zgodny z prawem.

§ 10. Dokumenty, statusy i terminy

1. Dokument uważa się za technicznie dostarczony do Platformy z chwilą jego zapisania i potwierdzenia przyjęcia przez system.
2. Techniczne dostarczenie Dokumentu do Platformy nie jest równoznaczne z:
   1. zapoznaniem się z nim przez adresata,
   2. jego formalnym doręczeniem w rozumieniu przepisów o doręczeniach urzędowych,
   3. przejęciem przez kogokolwiek odpowiedzialności za jego treść.
3. Statusy dokumentów, zadań i spraw mają co do zasady charakter operacyjny i pomocniczy, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa albo odrębna umowa stanowią wyraźnie inaczej.
4. Platforma może wspierać organizację terminów, ale nie przejmuje odpowiedzialności za samodzielne monitorowanie terminów ustawowych, podatkowych, kadrowych, ZUS, umownych lub innych terminów wiążących dany podmiot.

§ 11. Dostępność, wsparcie, komunikacja i zmiany funkcjonalności

1. Operator dokłada należytej staranności, aby Platforma była dostępna i działała prawidłowo.
2. Platforma może być czasowo niedostępna z powodu prac serwisowych, aktualizacji, awarii, problemów po stronie dostawców zewnętrznych albo Siły Wyższej.
3. Jeżeli jest to możliwe, Operator informuje o planowanych przerwach z odpowiednim wyprzedzeniem.
4. O ile odrębna umowa nie stanowi inaczej, Operator nie gwarantuje określonego poziomu SLA.
5. Operator zapewnia wsparcie techniczne w zakresie działania Platformy. Zakres, formy i godziny wsparcia mogą zależeć od Pakietu, Cennika albo odrębnej umowy.
6. Wsparcie techniczne nie obejmuje usług księgowych, podatkowych, prawnych ani biznesowych, chyba że co innego wynika z odrębnej umowy.
7. Zgłoszenia mogą być kierowane przez formularz w Platformie, na adres [email protected] albo przez udostępniony kanał helpdesk.
8. Komunikaty systemowe publikowane w Platformie stanowią podstawowy kanał komunikacji operacyjnej pomiędzy Operatorem a Użytkownikami. Powiadomienia e-mail, push i inne formy powiadomień mają charakter pomocniczy.
9. Brak doręczenia albo odczytu wiadomości e-mail lub innego powiadomienia pomocniczego nie pozbawia skuteczności komunikatu prawidłowo opublikowanego w Platformie.
10. Użytkownik powinien regularnie sprawdzać komunikaty dostępne w Platformie oraz utrzymywać aktualny adres e-mail przypisany do Konta.
11. Operator może rozwijać Platformę przez dodawanie nowych funkcjonalności, modyfikację istniejących oraz wycofywanie funkcjonalności.
12. Dodanie nowych funkcjonalności albo modyfikacja istniejącej funkcjonalności, która nie pozbawia Użytkownika istotnych elementów dotychczasowego korzystania z Platformy, nie wymaga zmiany Regulaminu i może być komunikowana w Platformie, dokumentacji albo w inny zwyczajowo przyjęty sposób.
13. Jeżeli Operator planuje trwałe wycofanie istotnej funkcjonalności objętej odpłatnym Pakietem i funkcjonalność ta nie zostanie zastąpiona rozwiązaniem równoważnym, poinformuje o tym Biuro Rachunkowe z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem, o ile jest to możliwe.
14. W przypadku, o którym mowa w ust. 13, Biuro Rachunkowe może według własnego wyboru:
    1. wypowiedzieć Umowę abonamentową ze skutkiem na koniec bieżącego okresu rozliczeniowego, bez opłat za wcześniejsze rozwiązanie, albo
    2. żądać proporcjonalnego obniżenia opłaty abonamentowej odpowiadającego znaczeniu wycofanej funkcjonalności.
15. Jeżeli wycofanie funkcjonalności jest konieczne z przyczyn niezależnych od Operatora, w szczególności z powodu zmiany prawa, decyzji organu publicznego, zakończenia współpracy z dostawcą zewnętrznym albo zmiany lub wycofania API systemu zewnętrznego, Operator informuje o tym w możliwie najkrótszym terminie.

§ 12. Bezpieczeństwo i incydenty

1. Operator stosuje adekwatne do ryzyka środki techniczne i organizacyjne, w szczególności szyfrowanie transmisji, mechanizmy kontroli dostępu, logowanie zdarzeń, kopie zapasowe oraz procedury reagowania na incydenty.
2. Operator nie gwarantuje absolutnego bezpieczeństwa środowiska teleinformatycznego ani całkowitej odporności na działania osób trzecich.
3. W przypadku Incydentu Bezpieczeństwa Użytkownik jest zobowiązany współpracować z Operatorem, w szczególności przekazać istotne informacje, zastosować się do uzasadnionych zaleceń bezpieczeństwa i niezwłocznie zmienić dane dostępowe, jeżeli sytuacja tego wymaga.

§ 13. Integracje z usługami zewnętrznymi

1. Platforma może obsługiwać Integracje z usługami zewnętrznymi, w tym z systemami publicznymi, platformami płatniczymi, narzędziami API oraz innym oprogramowaniem.
2. Aktywacja Integracji może wymagać odrębnej umowy z dostawcą zewnętrznym, podania danych dostępowych, kluczy API albo spełnienia dodatkowych wymogów technicznych.
3. Operator nie odpowiada za:
   1. działanie, dostępność i bezpieczeństwo usług zewnętrznych,
   2. błędy, niezgodności lub opóźnienia danych pochodzących z systemów zewnętrznych,
   3. przerwy, zmiany specyfikacji lub wycofanie API przez dostawcę zewnętrznego,
   4. błędną konfigurację Integracji po stronie Użytkownika albo Biura Rachunkowego,
   5. skutki prawne lub podatkowe błędnych danych przesłanych przez lub do systemu zewnętrznego.
4. Użytkownik lub Biuro Rachunkowe aktywujące Integrację odpowiada za prawidłowość jej konfiguracji oraz zakres udzielonych uprawnień.
5. Operator może zawiesić albo wyłączyć Integrację, jeżeli wymaga tego bezpieczeństwo, obowiązek prawny albo zmiana warunków technicznych po stronie dostawcy zewnętrznego.

§ 14. Własność intelektualna i licencja

1. Wszelkie prawa własności intelektualnej do Platformy, jej kodu źródłowego, architektury, interfejsów, dokumentacji, oznaczeń graficznych i innych elementów przysługują Operatorowi albo podmiotom, od których Operator uzyskał odpowiednie prawa.
2. Operator udziela Użytkownikowi ograniczonego, niewyłącznego, nieprzenoszalnego i odwołalnego prawa do korzystania z Platformy wyłącznie w zakresie wynikającym z Regulaminu, właściwego Pakietu i konfiguracji Organizacji.
3. Bez uprzedniej pisemnej zgody Operatora zakazane jest w szczególności:
   1. kopiowanie, modyfikowanie, dekompilowanie albo podejmowanie prób odtworzenia kodu źródłowego Platformy, poza przypadkami wyraźnie dopuszczonymi przez prawo,
   2. tworzenie konkurencyjnych usług albo oprogramowania na podstawie informacji uzyskanych wskutek nieuprawnionej analizy Platformy,
   3. usuwanie oznaczeń praw autorskich, znaków towarowych albo innych oznaczeń własnościowych,
   4. stosowanie reverse engineering, scrapingu albo automatycznego pobierania danych w celu odtworzenia struktury Platformy,
   5. udostępnianie Platformy osobom trzecim poza zakresem dopuszczonym przez Regulamin lub właściwy Pakiet.
4. Użytkownik zachowuje prawa do Treści Użytkownika w zakresie, w jakim mu przysługują.
5. W zakresie niezbędnym do świadczenia usług, utrzymania Platformy, zapewnienia bezpieczeństwa i wykonywania kopii zapasowych Użytkownik udziela Operatorowi niewyłącznego, nieodpłatnego, ograniczonego do czasu niezbędnego dla realizacji tych celów uprawnienia do technicznego utrwalania, przechowywania i przetwarzania Treści Użytkownika.
6. Operator nie jest uprawniony do wykorzystywania Treści Użytkownika do własnych celów marketingowych ani szkoleniowych bez odrębnej podstawy prawnej lub zgody.

§ 15. Kopie zapasowe, retencja i eksport danych

1. Operator wykonuje kopie zapasowe w zakresie uzasadnionym potrzebami bezpieczeństwa i ciągłości działania Platformy.
2. Szczegółowe parametry kopii zapasowych, historia wersji oraz zakres odzyskiwania danych mogą zależeć od Pakietu, dokumentacji albo odrębnej umowy.
3. Platforma może stosować następujące etapy retencji danych:
   1. stan aktywny,
   2. kosz albo archiwum,
   3. retencję techniczną,
   4. trwałe usunięcie.
4. Szczegółowe terminy dla poszczególnych etapów retencji mogą wynikać z Pakietu, dokumentacji, Umowy abonamentowej, Umowy powierzenia albo przepisów prawa.
5. Po rozwiązaniu albo wygaśnięciu Umowy abonamentowej Biuro Rachunkowe może eksportować Dane Organizacji przez 30 dni, chyba że odrębna umowa stanowi inaczej.
6. Po upływie okresu, o którym mowa w ust. 5, dostęp operacyjny do Danych Organizacji może zostać wyłączony, a dane będą dalej przetwarzane wyłącznie zgodnie z zasadami retencji, obowiązkami prawnymi oraz uzasadnionymi potrzebami bezpieczeństwa.
7. Na wyraźne żądanie złożone przed upływem okresu eksportu Operator może przedłużyć możliwość eksportu danych na warunkach określonych w Cenniku albo w indywidualnym uzgodnieniu.
8. Klient Biura co do zasady kieruje żądania dotyczące eksportu albo usunięcia Danych Organizacji do Biura Rachunkowego jako administratora tych danych, chyba że odrębna umowa stanowi inaczej.
9. Usunięcie Konta przez Użytkownika nie powoduje automatycznego usunięcia danych Organizacji, logów działań, historii operacji ani innych danych, których dalsze przechowywanie jest niezbędne do wykonania obowiązków prawnych, realizacji uzasadnionego interesu Operatora albo Biura Rachunkowego lub wynika z zasad retencji.
10. Jeżeli przepisy szczególne wymagają dłuższego przechowywania określonych dokumentów lub danych, obowiązek ich archiwizacji spoczywa na podmiocie zobowiązanym przez te przepisy.

§ 16. Opłaty i rozliczenia

1. Biuro Rachunkowe uiszcza opłaty za korzystanie z Platformy zgodnie z Cennikiem, Umową abonamentową albo innym uzgodnionym dokumentem rozliczeniowym.
2. Informacje o cenie, zakresie Pakietu, cyklu rozliczeniowym i zasadach wypowiedzenia są udostępniane przed zawarciem Umowy abonamentowej.
3. Klienci Biura oraz pracownicy albo współpracownicy korzystający z Platformy w ramach Organizacji Biura co do zasady nie ponoszą opłat bezpośrednio wobec Operatora, chyba że co innego wynika z Cennika albo odrębnej umowy.
4. W przypadku opóźnienia w płatności Operator może po uprzednim wezwaniu do zapłaty ograniczyć dostęp do odpłatnych funkcjonalności albo rozwiązać Umowę abonamentową po bezskutecznym upływie dodatkowego terminu.
5. Ograniczenie dostępu z przyczyn płatniczych dotyczy wyłącznie Organizacji powiązanej z zalegającym Biurem Rachunkowym, chyba że przyczyna uzasadnia działania dotyczące całego Konta.

§ 17. Odpowiedzialność Operatora

1. Operator świadczy usługi z należytą starannością właściwą dla profesjonalnego dostawcy usług elektronicznych i odpowiada za niewykonanie albo nienależyte wykonanie Umowy na zasadach ogólnych, z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z Regulaminu oraz bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
2. Operator nie odpowiada za:
   1. Treści Użytkownika oraz działania i zaniechania Użytkowników, Biur Rachunkowych i Klientów Biura,
   2. skutki prawne, podatkowe, księgowe lub biznesowe działań podejmowanych na podstawie danych przetwarzanych w Platformie,
   3. działanie usług zewnętrznych, integracji i API podmiotów trzecich,
   4. szkody wynikające z Siły Wyższej albo ze środowiska technicznego Użytkownika,
   5. utracone korzyści i szkody pośrednie, chyba że odpowiedzialność za takie szkody wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa,
   6. jakość, terminowość i kompletność usług merytorycznych świadczonych przez Biura Rachunkowe na rzecz ich klientów,
   7. skutki zmian albo wycofania funkcjonalności dokonanych zgodnie z Regulaminem.
3. Jeżeli odpowiedzialność Operatora została odmiennie uregulowana w odrębnej umowie, pierwszeństwo mają postanowienia tej umowy w zakresie nią objętym.
4. Żadne postanowienie Regulaminu nie wyłącza ani nie ogranicza praw Konsumenta ani Przedsiębiorcy na prawach konsumenta wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

§ 18. Zawieszenie dostępu i rozwiązanie Umowy

1. Operator może czasowo zawiesić albo ograniczyć dostęp do Konta albo do konkretnej Organizacji w przypadku:
   1. naruszenia Regulaminu,
   2. uzasadnionego podejrzenia Incydentu Bezpieczeństwa,
   3. podania nieprawdziwych danych,
   4. obowiązku prawnego,
   5. zaległości płatniczej,
   6. zagrożenia dla bezpieczeństwa Platformy lub innych Użytkowników.
2. Jeżeli przyczyna dotyczy wyłącznie jednej Organizacji, Operator powinien — o ile jest to możliwe — ograniczyć działania do tej Organizacji.
3. Jeżeli okoliczności na to pozwalają, Operator uprzedza Użytkownika albo Biuro Rachunkowe o zawieszeniu i jego przyczynie. W sprawach pilnych albo związanych z bezpieczeństwem Operator może działać bez uprzedzenia.
4. Zawieszenie dostępu nie zwalnia z obowiązku zapłaty należności wymagalnych przed zawieszeniem.
5. Użytkownik może rozwiązać Umowę i usunąć Konto w każdym czasie, z zastrzeżeniem skutków określonych w § 15.
6. Biuro Rachunkowe może wypowiedzieć Umowę abonamentową zgodnie z Cennikiem albo odrębną umową.
7. Operator może rozwiązać Umowę z Użytkownikiem niebędącym Konsumentem ze skutkiem natychmiastowym w przypadku rażącego naruszenia Regulaminu, w szczególności w razie prób nieuprawnionego dostępu, świadomego działania na szkodę Platformy, innych Użytkowników lub naruszenia bezpieczeństwa.
8. Operator może rozwiązać Umowę z zachowaniem odpowiedniego terminu wypowiedzenia w przypadku trwałego zakończenia świadczenia danej usługi albo trwałej zmiany modelu działalności.
9. Jeżeli warunki rozwiązania wynikają z odrębnej umowy, postanowienia tej umowy mają pierwszeństwo.

§ 19. Dane osobowe

1. Operator może występować zarówno jako administrator danych osobowych, jak i jako podmiot przetwarzający, w zależności od rodzaju danych i kontekstu ich przetwarzania.
2. Jako administrator Operator przetwarza w szczególności dane Użytkowników związane z prowadzeniem Kont, bezpieczeństwem Platformy, rozliczeniami, kontaktem i obsługą reklamacji. Zasady tego przetwarzania określa Polityka Prywatności.
3. Jako podmiot przetwarzający Operator przetwarza dane osobowe zawarte w Danych Organizacji wyłącznie na rzecz i na udokumentowane polecenie administratora tych danych, zgodnie z Umową powierzenia oraz obowiązującymi przepisami.
4. Osoby, których dane zostały wprowadzone do Platformy przez Biuro Rachunkowe jako administratora danych, powinny kierować żądania dotyczące ochrony danych osobowych bezpośrednio do tego Biura, chyba że przepisy prawa albo odrębna umowa stanowią inaczej.

§ 20. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące działania Platformy mogą być składane na adres [email protected] albo pisemnie na adres siedziby Operatora.
2. Reklamacja powinna zawierać dane pozwalające zidentyfikować Użytkownika lub Organizację, opis problemu, datę jego wystąpienia oraz — jeżeli to możliwe — materiał pomocniczy umożliwiający weryfikację zgłoszenia.
3. Operator rozpatruje reklamację bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 14 dni od jej otrzymania. W sprawach szczególnie złożonych Operator informuje o przyczynie opóźnienia i przewidywanym terminie udzielenia odpowiedzi.
4. Reklamacje dotyczące usług merytorycznych świadczonych przez Biuro Rachunkowe nie stanowią reklamacji usług Operatora i powinny być kierowane do właściwego Biura Rachunkowego.

§ 21. Konsumenci i przedsiębiorcy na prawach konsumenta

1. Platforma jest kierowana przede wszystkim do podmiotów profesjonalnych, jednak Operator respektuje uprawnienia Konsumentów i Przedsiębiorców na prawach konsumenta wynikające z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
2. Jeżeli Umowa została zawarta na odległość z Konsumentem albo Przedsiębiorcą na prawach konsumenta, osobom tym przysługuje prawo odstąpienia od Umowy w terminie 14 dni od jej zawarcia, chyba że przepisy szczególne przewidują wyłączenie tego prawa.
3. W przypadku usług cyfrowych wykonywanych przed upływem terminu do odstąpienia stosuje się zasady wynikające z właściwych przepisów prawa, w tym dotyczące wyraźnej zgody i poinformowania o utracie prawa odstąpienia, jeżeli są wymagane.
4. Wobec Konsumentów i Przedsiębiorców na prawach konsumenta nie stosuje się postanowień, które stanowiłyby niedozwolone postanowienia umowne.

§ 22. Zmiany Regulaminu

1. Operator może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności z powodu:
   1. zmiany przepisów prawa,
   2. zmiany zakresu lub modelu świadczenia usług,
   3. wdrożenia nowych funkcjonalności,
   4. wycofania funkcjonalności,
   5. potrzeby doprecyzowania postanowień Regulaminu.
2. O zmianie Regulaminu Operator informuje z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem przez komunikat w Platformie albo wiadomość e-mail.
3. Użytkownik, który nie akceptuje zmian, może rozwiązać Umowę przed dniem wejścia zmian w życie.
4. Dalsze korzystanie z Platformy po wejściu zmian w życie albo aktywna akceptacja nowej wersji Regulaminu oznacza ich przyjęcie, z zastrzeżeniem praw Konsumentów oraz Przedsiębiorców na prawach konsumenta.

§ 23. Postanowienia końcowe

1. Prawem właściwym dla Regulaminu jest prawo polskie.
2. Spory z Użytkownikami niebędącymi Konsumentami ani Przedsiębiorcami na prawach konsumenta rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Operatora, o ile przepisy prawa nie stanowią inaczej.
3. Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne, bezskuteczne albo niewykonalne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy.
4. Regulamin jest udostępniany w Platformie i na Stronie Internetowej w sposób umożliwiający jego pobranie, zapisanie i utrwalenie.